20 sposobów na zarządzanie czasem, które musisz poznać przed 30tką
Młodość ma przywileje, mówią. Nie wyrabiasz się ze wszystkimi obowiązkami w ciągu dnia, a w nocy pielgrzymkujesz do kolejnych klubów? Wszystko jest w porządku, bo przecież gdy zacznie cię doganiać deadline, możesz zarwać zarówno nockę, jak i nie pojawić się na uczelni. Jednak przychodzi moment w życiu, kiedy takie podejście przestaje wystarczać.
Bo albo zlecenia, które otrzymujesz, są rozliczane codziennie, albo musisz wstawać na ósmą do pracy (z której przecież nie zrezygnujesz, bo za co zapłacisz rachunki), albo po prostu czujesz się już na tyle staro, że wizja trzeciej bezsennej nocy pod rząd skutecznie odstrasza. Czy wiesz co zrobić, kiedy w takiej sytuacji terminy zaczną cię gonić? Nawet jeżeli siedzisz nad pracą godzinami, to i tak możesz nie być na tyle efektywny, jak byś chciał.
Podobne doświadczenia ma designer Etienne Garbuli z Montrealu (1). Z czasem dorósł i nauczył się zarządzać czasem w efektywny sposób. Jak każdy człowiek sukcesu, napisał książkę Lean B2B: Build Products Buisnesses Want. Bardziej znany jest jednak ze swojego profilu na SlideShare. Jego prezentacja z poradami, jak nie tracić czasu będąc po 20tce (2) stała się najpopularniejszą w tym serwisie pod koniec 2013 roku.
1. Zawsze jest czas. Czas to priorytety.
Przestań zwalać swoje niepowodzenia na brak czasu. Jeżeli nie zmieściłeś się w deadlinie, to stało się to dlatego, że nie uznałeś zadania za na tyle pilnego, by jego ukończenie uczynić swoim absolutnym priorytetem.
2. Dni mijają szybciej, niż się spodziewamy.
Ważne jest, by planując realizację obowiązków uwzględnić trochę czasu „na zapas”. Zamiast rozpisywać sobie w kalendarzyku każdą godzinę, rozpisz 5 godzin. Jeżeli nawet będziesz siedzieć dłużej nad zadaniami, to znajdziesz na to niezagospodarowane miejsce w grafiku. (true story, ludzie sukcesu tak robią (3))
3. Pracuj, gdy masz dobry dzień. Odpoczywaj, gdy nie potrafisz się skupić.
Jednego dnia funkcjonujemy lepiej, drugiego gorzej. Jeżeli nie ma takiej konieczności, nie ma sensu ślęczeć nad robotą wtedy, gdy z jakichś przyczyn nie potrafimy skupić swojej uwagi na zadaniu. Niemniej, gdy już czujemy, że mamy dobry dzień, to korzystajmy z niego. Do końca. Cały dzień solidnej dobrej pracy jest lepszy niż trzy dni mordęgi.
4. Przestań robić kilka rzeczy na raz.
To mit (4), że człowiek jest istotą pracującą efektywniej w trybie multitaskingu. Każdy przeskok uwagi z jednego zadania na drugie kosztuje nasz mózg dodatkową energię, bo przecież zmienia się zakres informacji, na którym musi się skupić. Zatem, zamiast się rozpraszać i niepotrzebnie męczyć, skup się na jednej rzeczy.
5. Produktywność wzrasta, jeżeli mamy deadline.
Mając jasno określone, do kiedy musimy skończyć zadanie, możemy łatwiej podzielić potrzebną pracę. Warto ustalić krótsze terminy, niż te rzeczywiste. W ten sposób motywować nas będzie sama presja czasu (bez smutnych konsekwencji niedotrzymania prawdziwego deadline’u).
6. Praca jest najlepszym sposobem na pracę. Zaczynaj dzień zawsze od małych zadań.
Gdy wstajesz rano, wizja zabrania się za wielki projekt może być skutecznie odrzucająca, dlatego na początku warto zająć się mniejszymi sprawami. Poodpisuj na maile, sprawdź czy nie ma dla ciebie ważnych, nowych informacji. Wkręcisz się wtedy lepiej w kolejny dzień pracy.
7. Perfekcjonizm przeszkadza.
Zamiast dopieszczać projekt po jego ukończeniu, zabierz się od razu za kolejny. Jak powiedział generał G. Patton:
Dobry plan, konsekwentnie wykonany teraz jest lepszy niż idealny plan, wykonany dziesięć minut później (5).
8. Więcej godzin pracy nie przekłada się na więcej produktywności. Limity czasowe to klucz do sukcesu.
Samo odpalenie komputera, czy przyjście do pracy, nie sprawi, że będziesz efektywny. Prokrastynacja to szczwana bestia, walcz z nią, by nie kończyć zadań po godzinach.
9. Oddziel planowanie od wykonywania.
Jeżeli masz pracę, która wymaga od ciebie myślenia, warto wyodrębnić osobny czas na zaplanowanie, jak wykonać kolejne zadania. Dobrze opracowane pomysły i plany działania sprawią, że nie będziesz później co chwilę robić sobie przerwy, by przemyśleć swój kolejny krok.
10. Ważne spotkania odbywaj na początku dnia, jako że czas przed jest często czasem straconym.
Im ważniejsze spotkania, tym większy stres. Zamiast borykać się z nerwami przez cały dzień pracy, z racji na popołudniowy meeting zawodowy, spróbuj poumawiać się przed południem. Im wcześniej, tym lepiej, a najlepiej przed samą pracą.
11. Zaplanuj spotkania i komunikację mailową i telefoniczną w taki sposób, by stworzyła osobny blok czasu.
Nie ma nic gorszego niż telefon, który musisz wykonać za pięć minut. Wykonaj go już teraz, najlepiej zaraz po Ważnych Spotkaniach z poprzedniego punktu. Usiądziesz do pracy bez poczucia, że zaraz i tak będziesz musiał ją przerwać.
12. Naucz się żyć z prokastynacją.
Zamiast przez cały dzień walczyć z pokusą zrobienia sobie przerwy, podziel czas pracy na okresy intensywnej pracy i częste, krótkie przerwy. Możesz skorzystać z techniki Pomodoro (6) Franscesco Cirillo, polegającej na odmierzaniu sobie 25-minutowych okresów pracy i 5-minutowych przerw pomiędzy.
13. Podziel duże zadania na mniejsze.
Trudno ogarnąć na raz wielkie projekty. Planując ich wykonanie, wydziel z nich mniejsze zadania, które trzeba kolejno wykonać, a następnie skup się na nich, a nie na wizji ukończenia całego projektu. Ustal sobie dodatkowe deadline’y dla kończenia kolejnych etapów procesu.
14. Zawsze któreś zadanie jest najważniejsze. Ustal priorytety.
Robienie list zadań do wykonania jest dobrym nawykiem z punktu widzenia naszej efektywności. Pamiętaj jednak o tym, że zadania nie są jednakowo istotne. Złożenie PITu w terminie jest ważniejsze niż zrobienie zakupów spożywczych. Używaj kolorów albo w jakiś inny sposób oznaczaj, które zadania na twojej liście są priorytetowe.
15. Zawsze miej jedną rzecz, którą naprawdę musisz skończyć w ciągu dnia.
Kolejnym dobrym nawykiem, ułatwiającym ustalenie porządku działań, jest wybieranie każdego dnia jednego zadania, które musisz ukończyć przed wyjściem z pracy. Poświęć mu najwięcej energii.
16. Korzystaj z pomocy innych ludzi.
Nigdy nie będziesz stuprocentowo efektywnym, jeżeli nie nauczysz się zlecać zadań innym ludziom.
Jeżeli coś może być zrobione przez kogoś innego w 80% tak dobrze, jak ty byś to wykonał, zleć to mu!
John Maxwell, autor książki How Succesful People Think: Change Your Thinking, Change Your Life
17. Nie zamartwiaj się przeszłością. Myśl tylko o dniu dzisiejszym i przyszłości.
Nie rozpamiętuj przeszłych sukcesów i porażek. Skup się na tym, co przed tobą. Dzięki temu, jeżeli miałeś dobre wyniki, to nadal je będziesz mieć, a jeżeli poprzednim razem zawiodłeś, to będziesz mieć szansę na ich poprawę.
18. Ustal deadline’y dla każdego zadania.
Bez jednoznacznie określonych ram czasowych, realizacja i dopieszczanie wykonania zadania mogą się ciągnąć w nieskończoność. To prowadzi do stagnacji, wroga produktywności. Ustal jasny terminarz zadań, nawet tych małych.
19. Zawsze rób notatki.
Pamięć jest zawodna, dlatego zawsze miej pod ręką notes, kartkę papieru, czy jakąś dedykowaną aplikację. Zapisuj każdy pomysł, który wydaje ci się dobry.
20. Zapisuj pojawiające się w twojej głowie niezwiązane z aktualnie wykonywanym zadaniem myśli, by nie rozpraszały.
Pozbędziesz się ich, a po pracy będziesz mógł do nich wrócić.
/mbw /zdjęcie tytułowe flickr.com